해당 포스트는 효율적인 보고를 위한 1페이지 보고서 작성법을 조사하여 정리한 글 입니다.
1. INTRO
최근 기업들은 스타트업의 효율적인 업무 방식과 밀레니엄 세대들의 특성을 고려하여 다양한 변화를 시도하고 있으며, 그에 맞춰 '수직적이고 갖춰진 보고'에서 '수평적이고 간추린 보고'의 형태로 변화하고 있습니다.
실제로 제가 근무하고 있는 회사에서도 협업툴을 활용하기 시작하면서 일반적인 진행 상황은 협업툴 내 상시 공유하고 특정 상황에서만 보고서를 작성하고 있습니다. 보고서는 주로 PPT로 작성하는데 협업툴 내에서 상시 현황 공유하다보니 PPT 보고서는 핵심 내용만 담아서 1페이지로 작성하도록 권장됩니다.
아이디어를 빠르게 확인하고 실제 구체화하자고 의사결정하는데 중요한 것은 '시간'과 '핵심을 드러내는 것'이다. 그 아이디어가 결국 '뭘' 하자는 것이고 우리 상황에서 '왜' 해야 하는지, 그래서 어떤 것들이 필요한지를 빠르게 파악할 수 있어야 한다. ppt로 장황하게 공백을 채우는 순간 그런 '핵심'들이 묻혀버리는 그런 보고서들을 우리는 숱하게 봐왔다. - brucemoon
개인적으로 1페이지 보고서 작성에 어려움을 느끼고 정보(+템플릿)를 찾게 되었으며, 저와 같은 고민이 있으신 분들을 위해 내용을 공유하게 되었습니다.
2. 효율적인 보고?
bruce님의 글에서는 '핵심 기획은 단 한장이면 된다'라고 하며, 엘레베이터 브리핑(Elevator briefing)에서는 '핵심만 설명하는 시간은 30초 정도면 충분하다'고 합니다.
경영진에 보고할 결과물로서 쓸 일이 아니면 ppt는 기획에 있어 독이다. 파워포인트 작업에 들어가는 시간적 비용과 그 틀에 맞춰서 쓰려고 할 때 소모되는 비구조적인 사고의 잉여는 조직 내에서 상당한 비효율을 발생한다. - brucemoon
일반적으로 PPT 보고의 경우, 사전 작업(구조 잡기, 색톤 잡기, 이미지 활용 등)이 많이 요구되는데, 이러한 비효율 시간을 단축시키고 핵심을 잘 전달할 수 있도록 P&G에서는 1-page memo 가이드를 제시하였고, 해당 내용은 아래와 같습니다.
3. P&G 원페이지 보고서 (1-page memo)
bruce님이 작성하신 한글 버전 '1page 기획서 양식'은 아래 링크에서 받으실 수 있습니다.
1. The Idea
What are you proposing? This is typically one sentence.
→ 제안하고자 하는 내용이 무엇인지 대표적인 한 문장으로 작성하시면 됩니다.
2. Background
What conditions have arisen that led you to this recommendation? Only include information that everyone agrees upon in the Background – this is the basis for discussion, so it needs to be non-debatable.
→ 제안하게 된 배경과 상황을 작성하시면 됩니다. 아이디어를 제안하게 된 객관적인 배경을 설명하는 부분으로, 나의 생각이 아닌 사실(FACT) 정보만 적는 것이 핵심입니다.
3. How it Works
The details. In addition to How, also What, Who, When, Where.
→ 구체적인 제안 내용을 육하원칙(5W1H) 중 왜(Why)를 제외한 4W1H(How, What, Who, When, Where)로 작성하시면 됩니다.
4. Key Benefits
This is the “Why?” There are usually three benefits: the recommended action is on strategy, already proven (e.g. in test market or in another business unit), and will be profitable. You can think of these three in terms of the old Total Quality mantra of “doing right things right.” The first (on strategy) means you’re doing the right thing. The second and third mean you’re doing things the right way, because you’re being effective (proven to work) and efficient (profitable).
→ 제안의 이유(Why)를 설명하는 곳으로 정성적 또는 정략적 기대 효과를 작성하시면 됩니다.
5. Next Steps
Who has to do what and by when for this to happen?
→ 제안 내용을 수행하기 위한 실행 계획 작성하시면 됩니다.
e.g.) 실행을 위해 리소스(예산, 시스템 등)가 얼마나 필요한가?, 누가(R&R)/언제까지(WBS)/무엇(Action Item)을 해야 하는가?
4. 결론
P&G에서 소개한 1-page memo는 사용에 익숙해지면 보고 상황 만이 아닌 일상적인 대화에서도 의견을 구조화 하여 효율적인 전달이 가능할 것이라고 생각됩니다. 위 소개드린 템플릿을 저장해 두고 적재적소에 활용해보면 좋을 것 같습니다.
5. 관련링크
[1] 한 장짜리 기획서 양식 (P&G의 1page memo proposal)
[2] 핵심을 전달하는 원 페이지 보고서